Analyse de processus et assistance à la mise en œuvre de la dématérialisation des flux courriers et documents
Conseil départemental d'Indre et Loire
Missions
Secteur
Secteur public / Collectivité locale
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Méthode / Technologie
GED, Signature électronique, Parapheur électronique, Numérisation, Indexation, LAD/RAD, Multigest, Workey...
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Sujets traités
Gestion électronique de document (GED), Gestion électronique des courriers (GEC), Dossier Individuel Agent (DIA), Confiance électronique...
Contexte et Enjeux
Le Conseil départemental d’Indre et Loire souhaite dématérialiser l’ensemble de ses flux entrants, sortants et circulants. La mission a consisté l’accompagner dans la mise en œuvre et la conduite des projets de dématérialisation de courriers, des factures, du dossier Individuel Agent et de la mise en œuvre des télé-services aux usagers dans le cadre du programme d’amélioration de la gestion de la relation usager.
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La mission confiée à Flexia consistait à identifier les processus actuels, définir une organisation cible des échanges et des documents par métier et accompagner chaque direction dans la mise en oeuvre de cette stratégie.
Prestations
Analyse et définition des scénarios d'évolution
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Diagnostic des flux internes et des besoins : questionnaires en ligne, entretiens métiers, qualification des flux.
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État de l’art des solutions de numérisation, de GED et des solutions de gestion de courrier, et retours d’expérience.
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Élaboration de scénarios et préparation d’un plan projet pluriannuel.
Accompagnement à la mise en oeuvre
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Assistance à la mise en œuvre des outils de gestion de courrier, de documents électroniques et des flux internes.
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Assistance à la conduite du changement auprès des directions métiers.
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Assistance à la gestion des instances de gouvernance (DSI, DGS, élus).
